Por que o mercado de eventos ainda opera no WhatsApp e na planilha

No último artigo, contei como passei praticamente um ano dentro de uma grande operação de eventos.

Vi de perto equipes de produção, bares, segurança, ambulatório, estacionamento, limpeza, backstage, montagem, desmontagem e dezenas de fornecedores tentando fazer a mesma coisa: entregar uma experiência impecável para milhares de pessoas.

Mas existe uma pergunta que ficou martelando na minha cabeça durante todo esse período:

Como um mercado que movimenta bilhões de reais ainda depende tanto de WhatsApp e planilhas?

A resposta mais fácil seria dizer que o setor está atrasado tecnologicamente.

Mas essa resposta é simplista. A realidade é mais complexa.

O WhatsApp não venceu por acaso

Quem nunca trabalhou em uma operação de eventos costuma imaginar que tudo funciona através de sistemas sofisticados, painéis em tempo real e processos perfeitamente definidos.

Na prática, a maior parte da informação circula por grupos de WhatsApp, rádios e ligações.

"Chegou o fornecedor do palco?"
"Faltam pulseiras na bilheteria."
"Precisamos de reforço no backstage."
"Tem uma ambulância parada no acesso norte."
"O gerador já está funcionando?"

O WhatsApp virou a ferramenta oficial porque resolve um problema real: comunicação rápida. E ele resolve isso muito bem.

O problema é que comunicação e gestão não são a mesma coisa.

Uma mensagem enviada não significa uma informação registrada. Uma mensagem lida não significa uma tarefa executada. Uma mensagem respondida não significa um problema resolvido.

A informação se perde no caminho

Imagine uma ocorrência simples.

Um segurança identifica uma falha em uma grade de contenção. Ele comunica pelo rádio. Alguém recebe a informação, envia para outra pessoa, que encaminha para um grupo, que tenta localizar a equipe responsável, que responde que vai verificar.

Talvez o problema seja resolvido. Talvez não.

Horas depois, ninguém sabe exatamente quem identificou a situação, quando ela foi registrada, quem assumiu a responsabilidade, quanto tempo levou para resolver ou se ela foi realmente resolvida.

A operação continua funcionando. Mas a informação desapareceu.

E quando a informação desaparece, a gestão passa a depender da memória das pessoas.

A planilha é a tentativa de organizar o caos

É por isso que as planilhas aparecem em toda operação. Elas são uma tentativa legítima de criar ordem.

Listas de fornecedores. Escalas de equipe. Controle de credenciais. Estoque. Financeiro. Cronogramas.

Tudo isso precisa existir. Mas existe uma limitação difícil de contornar.

As planilhas registram o planejamento. A realidade acontece em outro lugar.

A planilha diz que existem dez seguranças escalados. A realidade mostra que dois faltaram.

A planilha diz que a ambulância está posicionada. A realidade mostra que ela precisou ser deslocada.

A planilha diz que o fornecedor chegou às 14h. A realidade mostra que ele apareceu às 17h.

A operação real acontece fora da planilha.

Quanto maior o evento, maior o problema

Em operações pequenas, esse modelo ainda funciona. As pessoas se conhecem, a comunicação é direta, os problemas são poucos.

Mas conforme a complexidade cresce, o modelo começa a apresentar limites. Mais equipes. Mais fornecedores. Mais estruturas. Mais acessos. Mais riscos. Mais decisões acontecendo ao mesmo tempo.

E, principalmente, mais informações sendo produzidas a cada minuto.

É nesse momento que o custo invisível começa a aparecer. Retrabalho. Ruído. Informação desencontrada. Decisões tomadas sem contexto. Problemas recorrentes que ninguém consegue atacar na origem.

Não porque faltam profissionais competentes. Mas porque ninguém consegue enxergar a operação inteira.

A informação não some. Ela discorda.

Existe uma camada ainda mais difícil de perceber.

Na maior parte das vezes, a informação não desaparece. Ela chega.

O problema é que ela chega por canais diferentes e nem sempre conta a mesma história.

O rádio diz uma coisa. O grupo do WhatsApp diz outra. A planilha aponta uma terceira versão.

E quem precisa tomar decisões fica no meio tentando descobrir qual delas representa o que realmente está acontecendo.

A grade foi consertada ou alguém apenas disse que iria verificar? O fornecedor chegou ou ainda está a caminho? A ambulância saiu da posição ou já retornou?

Não é que falte informação. Muitas vezes existe informação demais.

O desafio é que ela vem de fontes diferentes, em momentos diferentes e sem um mecanismo confiável para reconciliar essas versões.

E quando isso acontece, ninguém consegue afirmar com segurança qual delas representa a realidade.

O problema não é o WhatsApp

Depois de um ano observando esse cenário, cheguei a uma conclusão que pode parecer contraintuitiva.

O problema não é o WhatsApp. Não é a planilha. Não é o rádio.

Todas essas ferramentas cumprem bem o papel para o qual foram criadas. Elas comunicam. Registram. Distribuem informações.

A limitação aparece quando a operação precisa transformar essas informações em uma compreensão confiável da realidade.

Uma mensagem pode informar que algo aconteceu. Uma planilha pode registrar um planejamento. Um rádio pode acelerar uma resposta.

Mas nenhuma dessas ferramentas foi criada para responder, com segurança, o que está acontecendo agora, quem assumiu uma responsabilidade ou qual foi o desfecho de uma ocorrência.

Por isso, conforme a complexidade cresce, a dificuldade deixa de ser comunicar. Ela passa a ser confiar.

Quando o rádio, o grupo e a planilha contam histórias diferentes sobre o mesmo fato, gerir deixa de ser uma questão de coordenar melhor. Passa a ser uma questão de descobrir qual versão representa a realidade.

E essa limitação cobra um preço.

Nem sempre em dinheiro direto. Muitas vezes em retrabalho, gargalos, atrasos, falhas de comunicação, decisões tomadas sem contexto e problemas que se repetem edição após edição.

É um custo difícil de enxergar porque raramente aparece em um relatório financeiro. Mas ele está lá.

E quanto maior a operação, maior a conta.