O ano que passei dentro de uma festa eletrônica e o que aprendi sobre caos operacional

Por fora, era uma festa impecável.

Música, luz, produção. O tipo de experiência que as pessoas fotografam, compartilham e voltam no próximo ano.

Por dentro, era caos.

Passei um ano trabalhando nos bastidores de uma festa eletrônica aqui em Santa Catarina. Não como observador, como alguém que estava dentro da operação, vendo de perto como as decisões eram tomadas, como as informações circulavam, como os problemas eram resolvidos.

E o que eu vi me surpreendeu.

WhatsApp como sistema operacional

Quando entrei, a operação rodava basicamente na cabeça das pessoas e no WhatsApp.

Não havia centralização de informação. Não havia visibilidade compartilhada. Cada área funcionava no seu próprio ritmo, com seus próprios processos informais, e a coordenação acontecia no improviso.

Comecei a introduzir algumas ferramentas que eu conhecia. Trello para organizar tarefas e dar visibilidade ao que estava acontecendo. Planilhas para estruturar informações que antes existiam só na memória de alguém. Formulários para coletar dados de forma padronizada.

Funcionou. Mas não resolveu tudo.

Mesmo com essas ferramentas, os gaps continuavam aparecendo. Fornecedor chegando sem ninguém disponível para receber. Informação que saiu de um lado e não chegou no outro. Tarefa que estava no Trello mas ninguém tinha visto.

E aí eu entendi algo importante: o problema não era falta de esforço. Também não era falta de ferramentas. O desafio aparecia justamente na coordenação entre pessoas, áreas e decisões durante a operação.

A pergunta que ninguém sabia responder

Foi quando comecei a perguntar para as pessoas que estavam dentro daquilo todo dia:

"Vocês não têm um software para fazer essa gestão? Como vocês fazem isso?"

A resposta era sempre a mesma: não tem. É no WhatsApp. É assim que funciona.

No início achei que era porque se tratava de um evento de pequeno porte. Faz sentido; operações menores frequentemente funcionam no improviso, e tudo bem enquanto a complexidade permite.

Mas conforme fui entendendo melhor o mercado, percebi que o problema não era o tamanho do evento.

Era a área inteira.

Festivais, shows, turnês, casas noturnas: a escala muda, a fragmentação é a mesma. WhatsApp, planilhas, rádio, PDFs, grupos separados, processos informais. O que muda nos eventos maiores é que há mais gente para absorver o caos. Não que o caos deixe de existir.

Uma indústria sem software

Isso me deixou chocado.

Praticamente toda área tem software especializado. Saúde tem. Jurídico tem. Logística tem. Restaurantes têm. Construção civil tem.

O mercado de eventos ao vivo (uma indústria que coordena centenas de pessoas simultaneamente, que opera sob pressão extrema, onde um gap de comunicação pode comprometer toda uma experiência) ainda parecia conviver com o mesmo problema: ninguém tinha resolvido a coordenação operacional durante o evento. Não por falta de software (existe muito, para ingresso, financeiro, escala) mas porque essa parte, a mais sensível, continuava no improviso.

Vinte anos de software. Um ano dentro da operação.

Vinte anos desenvolvendo software. Um ano dentro de uma operação de eventos. Foi o suficiente para entender o mercado por dentro, não só o que acontece, mas por que acontece.

Eu saí de lá com uma convicção: existia um problema operacional real, recorrente e pouco discutido. Um problema que eu não teria percebido olhando apenas de fora.

O dado que faltava virar decisão

Enquanto escrevo este texto, viralizou o tumulto em uma grande festa em São Paulo. Não conheço os detalhes da operação e não me cabe apontar causas. Mas episódios assim ilustram um padrão que vi repetidamente naquele ano: é quase sempre na coordenação que o problema aparece, justamente onde o público enxerga.

O dado existia. Faltava o sistema que transformasse esse dado em decisão.

Não é exceção. É o padrão.

Nos próximos artigos vou falar sobre fragmentação de tecnologia em eventos, e como isso impacta não só a operação, mas a capacidade de aprender e melhorar entre edições.