Um bom ERP não corrige um processo ruim

A simples aquisição de um ERP não resolve os problemas operacionais de uma empresa.

O sistema é uma ferramenta.

Ele pode automatizar processos, realizar cálculos, integrar áreas e facilitar controles. Mas, se o processo estiver desorganizado, se as regras não estiverem bem definidas ou se a parametrização estiver incorreta, podemos simplesmente automatizar um processo que já estava errado.

Por isso, antes de discutir como configurar o sistema, precisamos entender como o processo deveria funcionar.

Antes de parametrizar, precisamos entender o processo

Durante uma implantação ou revisão de ERP, é comum começarmos pelas perguntas sobre o sistema.

• Qual evento devemos utilizar?
• Onde essa informação deve ser cadastrada?
• Qual parâmetro precisa ser alterado?

Essas perguntas são importantes, mas antes delas precisamos responder outras.

• Qual é a regra da empresa?
• De onde vem essa informação?
• Quem é responsável por ela?
• Quem precisa validá-la?
• Para onde essa informação vai depois?
• Quais outros processos serão impactados?

Quando essas respostas não estão claras, o problema não é apenas de sistema.

Por isso, o primeiro passo deve ser mapear o processo, identificar possíveis falhas e definir como ele deve funcionar. Somente depois disso devemos configurar o ERP para representar esse processo.

A liderança precisa participar

Outro ponto importante é o envolvimento da liderança.

Nem todas as decisões de uma implantação são decisões técnicas.

Muitas envolvem regras da empresa, responsabilidades, políticas internas e definição de como determinadas situações devem ser tratadas.

Por isso, não podemos deixar todas essas decisões somente com a equipe responsável pela operação ou com os consultores do sistema.

A liderança precisa participar, principalmente das decisões que afetam regras e processos importantes da empresa.

Treinar uma vez não é suficiente

Também não adianta fazer uma implantação, treinar os usuários uma única vez e considerar o processo encerrado.

• A operação muda.
• A legislação muda.
• Os benefícios mudam.
• Os funcionários mudam.
• As regras da própria empresa podem mudar.

Por isso, precisamos manter os usuários capacitados e revisar os processos e as parametrizações sempre que necessário.

O usuário precisa entender não apenas onde executar uma determinada atividade no sistema, mas também o que aquela informação representa e quais são seus impactos.

E depois de tudo isso, precisamos conferir

Existe ainda uma etapa fundamental: a conferência.

Isso fica muito claro quando falamos de folha de pagamento.

O sistema realizou o cálculo. Mas o resultado está correto?

• A quantidade de funcionários está correta?
• Os valores calculados fazem sentido?
• Os descontos estão corretos?
• Os benefícios estão corretos?
• As informações que serão enviadas ao eSocial estão coerentes?
• A contabilização representa corretamente aquilo que aconteceu na folha?

O usuário não deve apenas executar o cálculo e aceitar o resultado apresentado pelo sistema.

É necessário conferir.

A conferência não significa que o ERP não seja confiável. Significa que a empresa mantém controle sobre o próprio processo.

O sistema é parte do processo

Quando surge um problema, é muito fácil concluir que precisamos alterar alguma coisa no ERP.

Mas antes de perguntar “onde devemos alterar isso no sistema?”, talvez seja necessário fazer uma pergunta anterior:

“Qual informação precisamos gerar e por que ela precisa ser gerada dessa forma?”

Depois:

“De onde essa informação vem e para onde ela vai?”

E então:

“Como o sistema deve ser parametrizado para representar corretamente esse processo?”

Essa sequência faz diferença.

Um bom ERP é uma ferramenta extremamente importante para a operação de uma empresa. Mas bons resultados dependem também de processos bem definidos, parametrizações corretas, pessoas capacitadas, participação da liderança e conferência contínua.

Tecnologia sozinha não organiza um processo.

Ela executa aquilo que definimos para ela executar.

E na sua empresa?

Quando aparece uma divergência na folha, no eSocial ou na contabilização, sua equipe consegue identificar se a origem está no sistema, na parametrização ou no próprio processo?

Se essa resposta nem sempre é simples, talvez exista uma oportunidade de olhar para o processo antes de fazer a próxima alteração no ERP.