O exame foi feito. Mas o eSocial sabe disso?

Na rotina de Saúde e Segurança do Trabalho, realizar o exame ocupacional é apenas uma parte do processo.

A outra parte, menos visível, acontece depois: a informação precisa ser registrada, processada e transmitida ao eSocial.

Essas duas partes costumam ser tratadas como se fossem uma só. Não são. E é no espaço entre elas que se acumulam as inconsistências mais difíceis de perceber na operação diária.

Quando a empresa olha para o próprio processo, tudo aparenta estar correto. O exame foi realizado, o ASO existe, o documento está arquivado. Mas nada disso comprova, por si só, que a informação correspondente chegou ao governo.

O que o S-2220 registra

O evento S-2220 registra as informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador durante seu vínculo com a empresa.

A principal fonte dessas informações é o Atestado de Saúde Ocupacional, o ASO. O evento contempla as avaliações clínicas e os exames complementares nele registrados.

Isso alcança situações comuns na vida de qualquer empresa: exames admissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de risco ocupacional e demissionais.

Entre o ASO e o eSocial existem várias etapas

Na prática, esse fluxo raramente depende de uma única pessoa ou de um único sistema.

A informação pode passar pela clínica de medicina ocupacional, pela área de SST, pelo RH, pelo ERP, por integrações e por diferentes processos internos antes de finalmente chegar ao eSocial.

Cada passagem cria um ponto que precisa funcionar corretamente.

Por isso, uma empresa pode ter o ASO de um trabalhador devidamente emitido e ainda assim existir uma falha no registro ou na transmissão da informação correspondente. Quando cada área verifica apenas a sua parte, tudo parece correto. A divergência só aparece quando as duas realidades são confrontadas: o que aconteceu na empresa e o que efetivamente foi informado ao eSocial.

E existe prazo

O S-2220 possui regras específicas de envio.

Como regra geral, o evento deve ser enviado até o dia 15 do mês seguinte ao da emissão do ASO. No caso do ASO admissional, o prazo considera o mês da admissão. Quando o vencimento cai em fim de semana ou feriado, ele é postergado para o primeiro dia útil seguinte.

É importante separar duas obrigações. O prazo permitido para registrar a informação no eSocial não altera o prazo legal para realização do exame ocupacional. São controles distintos.

E existe uma regra de ordem que costuma passar despercebida. No caso do demissional, o S-2220 precisa ser transmitido antes do S-2299. Quando o desligamento é enviado primeiro, o evento de saúde é rejeitado e o vínculo se encerra com o monitoramento incompleto. O ASO permanece arquivado na empresa sem correspondência na base do eSocial, e isso raramente gera qualquer alerta na operação. A situação costuma aparecer muito depois, em uma fiscalização ou quando é necessário comprovar que o exame foi realizado.

Vale observar também que nem todo desligamento gera exame demissional. A NR-7 dispensa sua realização quando o último exame ocupacional ocorreu há menos de 90 dias, para graus de risco 1 e 2, ou 135 dias, para graus de risco 3 e 4. Sem ASO emitido, não há evento a transmitir. Uma conferência que ignore essa regra aponta falhas onde não existem.

Portanto, não basta verificar se determinado evento existe. Também é necessário verificar quando ocorreu o fato, quando o ASO foi emitido, quando a informação foi transmitida e em que ordem.

Como encontrar aquilo que não foi enviado

Esse é o principal desafio.

Quando uma empresa consulta apenas o histórico das transmissões realizadas, ela enxerga aquilo que foi enviado. Mas existe outra pergunta: como encontrar um evento que deveria estar ali e não está?

Não é possível localizar uma ausência olhando somente para aquilo que existe.

Para identificar esse tipo de situação é necessário partir também da realidade operacional da empresa. De um lado estão os dados da operação, os registros dos trabalhadores e os documentos que representam aquilo que efetivamente aconteceu. Do outro estão as informações registradas e transmitidas ao eSocial.

É o confronto entre as duas bases que transforma uma consulta ao histórico em um diagnóstico. Ele responde a um conjunto de perguntas que dificilmente são respondidas isoladamente:

• Quais situações ocorreram no período?
• Quais delas exigiam exame ocupacional?
• Quais ASOs foram emitidos?
• Quais eventos deveriam ter sido gerados?
• O que efetivamente foi transmitido?
• As informações coincidem?
• Os prazos e a ordem de envio foram observados?
• Existem situações que precisam de análise individual?

O próprio fluxo do S-2220 possui dependências que ajudam nesse cruzamento. Para sua transmissão, o trabalhador precisa ter sido previamente informado por meio do S-2190 ou S-2200, ou pelo S-2300 quando aplicável. Essa cadeia permite reconstruir o que deveria existir, e não apenas listar o que existe.

Não basta enviar. É preciso verificar.

Empresas investem em sistemas, integrações, fornecedores e processos para cumprir suas obrigações. Mas nenhum processo deveria depender apenas da premissa de que, se foi configurado para funcionar, então funcionou.

• Uma informação pode não chegar.
• Uma integração pode falhar.
• Um processo pode ser executado de maneira diferente da prevista.
• Uma inconsistência pode permanecer despercebida durante meses ou anos.

E quanto maior o número de trabalhadores e movimentações, mais difícil se torna identificar essas situações manualmente.

Por isso a conformidade não termina no momento da transmissão. Também é preciso verificar periodicamente se aquilo que deveria ter sido informado realmente foi informado.

Sua empresa consegue responder a essa pergunta?

Considere um período da sua operação. Olhe para os processos de saúde ocupacional realizados naquele período e depois para aquilo que efetivamente chegou ao eSocial.

Agora responda: é possível afirmar, com evidências, que todas as informações que deveriam ter sido registradas no S-2220 realmente foram?

Se para responder for necessário consultar diferentes áreas, reunir planilhas, conferir sistemas separadamente ou simplesmente confiar que o processo funcionou, a resposta ainda não existe.

Antes de corrigir uma inconsistência, é preciso identificá-la. E antes de rever processos, integrações ou treinar equipes, é preciso saber onde estão as divergências.

É esse o propósito de um diagnóstico de conformidade do S-2220: confrontar a realidade operacional da empresa com aquilo que foi efetivamente registrado no eSocial, e transformar possíveis inconsistências em informações concretas, mensuráveis e passíveis de correção.

A Smartify Solutions realiza diagnósticos de conformidade para identificar essas divergências e apoiar as empresas na definição das ações necessárias para seu tratamento.